Скільки раз ви ловили себе на думці, що день замалий, а справ багато? От хоча б ще кілька годин додати і все було б під контролем… Можна було б регулярно займатися спортом, вивчати англійську, зустрітися зі старими друзями чи просто розібрати безлад на робочому столі.
Ці солодкі мрії наштовхують нас на роздуми, і рано чи пізно ми робимо висновок, що потрібно більш ефективно розпоряджатися часом та використовувати техніки продуктивності. Тим більше про них нам говорять повсюди: на курсах тайм менеджменту, лайф-коучі, блоги в соцмережах.
Дані методики дозволять внести у ваше життя чимало корисних змін:
- побудують оптимальну структуру рутинних задач та стратегічних цілей,
- навчать більш розумно розпоряджатися часом,
- допоможуть мислити стратегічно, думати не лише про сьогоднішній день,
- вкажуть на справжні пріоритети в житті,
- збалансують особисте життя та роботу.
Але перш ніж продовжити варто зауважити важливі моменти:
- Те що допомагає організувати час одним , може призвести до хаосу в інших.
- Не потрібно думати, що дані техніки це магічний прийом і саме вони зможуть змінити вас як особистість в одну мить.
- Результат не завжди помітний одразу і потрібно витримка та наполегливість.
В цій статті ми розглянемо 3 популярних методики та визначимо:
- для кого вони підійдуть найкращим чином,
- плюси та мінуси,
- метод використання,
- причини за яких техніки не працюють
«Зроби це зараз»
Принцип простий – розпочинайте свій день із найважливішого пріоритетного завдання, яке допоможе досягнути в майбутньому поставленої цілі.
Техніка була створена Брайаном Трейсі. Для назви він знайшов натхнення у висловлюванні «З’їжте живу жабу вранці і нічого гіршого з вами не трапиться решту дня.”
І хоча на перший погляд може здатися, що кожен ранок потрібно розпочинати із неприємних рутинних справ, що викликають страх і дискомфорт в дійсності це не так. За словами автора, ваша “жаба” – це найважливіша і високоефективна задача, яку потрібно виконати(“з’їсти жабу”). Такі задачі ведуть до цілі, яку ви поставили. Якщо будете працювати над ними кожного ранку, то зможете швидше досягнути бажаного.
- постійно відкладаєте усе на завтра;
- більш продуктивні зранку;
- важко дотримуєтеся складних методів продуктивності ;
- маєте багато справ, але загального прогресу не відчуваєте;
- важко визначаєте, які задачі є більш пріоритетні;
Як застосовувати методику?
За словами автора, щоб рухатися вперед потрібно дотримуватися такого алгоритму:
- Чітко визначіть головну ціль, яку хочете досягнути.
- Встановіть крайній термін для її досягнення.
- Складіть список завдань, які приведуть до неї.
- Розставте пріоритет задачам. Найбільш пріоритетні є вашими ,,жабами”.
- Прийміть рішення кожного дня робити щось з даного списку. Таким чином ви будете рухатися до своєї мети.
- Регулярно розпочинайте кожен ранок із виконання даних справ.
- Якщо задачі великі – розділіть їх на кілька ( на задачу варто витрачати 1-3 години)
- Плануйте заздалегідь. Складайте спершу список, який визначає ваш вектор досягнення цілі, а потім діліть та конкретизуйте його.
Даний метод добре працює, адже більшість людей мають високу продуктивність зранку. Таким чином, найбільш продуктивні години витрачаються на найбільш важливу задачу.
Плюси
- швидко можна зрозуміти базові принципи та почати використовувати;
- допомагає сфокусуватися на важливих задачах;
- допомагає розставити пріоритети між задачами і в житті в цілому;
- розум звільняється від очікування виконання важких справ, що постійно відкладаються.
Мінуси
- потребує самодисципліни та сили волі;
- може бути емоційно виснажливим, і як наслідок від метода швидко відмовлюються;
- неправильне визначення «жаби» не приведе до очікуваного результату;
- не всі задачі, які є «жабою», можна виконати зранку;
- позмінна (нічна) робота робить виконання не простим, а інколи не можливим.
Метод не дає результати?
Як це не банально звучить, але більшість допускають одну і ту ж помилку при застосуванні. На перший погляд здається, що з зранку в першу чергу потрібно виконувати задачі, які є просто неприємні, важкі, що викликають певний дискомфорт. При цьому їх пріоритетність, важливість для досягнення глобальних життєвих цілей не враховується.
Ми можемо розбирати гори листів чи заповняти папери в найбільш продуктивні ранні години. Дані виконанні задачі звільнять від надокучливих думок «Це потрібно якось все- таки зробити», але для досягнення глобальних життєвих цілей навряд чи це допоможе.
Інша причина чому метод не працює: відсутність достатньої вмотивованості та дисципліни. На початку можна швидко загорітися, але з часом розпочинати день з «жаби» стає дуже виснажливо та важко, особливо коли ми не достатньо визначилися для чого ми це робимо і куди рухаємося.
Матриця Ейзенхауера
“Те, що важливе, зрідка буває терміновим, а те, що термінове, зрідка – важливе”
Дуайт Д. Ейзенхауер
Дана методика підказує, як розділити свої справи залежно від двох параметрів: важливості та терміновості.
Термінова – це задача від невиконання якої ми багато втрачаємо.
Важлива – це задача яка має свій вплив на майбутнє.
Зіштовхуючись з вибором, люди з більшою ймовірністю виконують менш важливі, але термінові справи. При цьому важливі справи з довгостроковою перспективою виконуються в 2 чергу (або взагалі відкладаються в “довгий ящик”). Такий ефект носить назву “проста терміновість” – ми віддаємо перевагу терміновим, а не перспективним задачам.
Матриця Ейзенхауера допомагає позбутися цього ефекту (хоча б частково) і працювати в першу чергу над дійсно важливими речами.
Вам підійде метод,
якщо ви:
- не маєте спокою та спланованості. Постійно працюєте над терміновими задачами, які потрібно було виконати ще вчора;
- маєте багато цілей, але для їх досягнення не вистачає сил та енергії;
- не можете визначити, які задачі можна не робити (відкласти) або делегувати;
- хочете все встигнути, але не раціонально оцінюєте свої сили і під вечір повністю знесилені;
Як застосовувати методику?
Матриця складається з 4 квадратів.
Квадрат А термінові та важливі справи – «Зробити в першу чергу»
Задачі – невиконання яких можуть призвести до неприємностей, погіршення здоров’я, зриву глобальних цілей. Справи, які ви перед цим відкладали, а зараз потрібно терміново вирішити. Приклад: травми, форс-мажор на роботі, аварія.
Квадрат Б важливі і не термінові – «Заплануй виконання»
Найбільш пріоритетні задачі. При їх своєчасному виконанні зможете досягнути поставлених цілей. Чим більше ви працюєте над задачами з даного квадрату, тим менше квадрат А буде заповнений. Це задачі пов’язані із кар’єрою, особистими цілями. Приклад: курси для підвищення професійного рівня, планові медичні обстеження, заняття спортом.
Квадрат С термінові, але не важливі справи – «Делегуй»
Справи, що знаходяться тут – термінові, але не допоможуть досягнути поставлених цілей, вони надокучливо забирають у нас час і не дозволяють зосередитися. Якщо ваш день переважно складається із задач, що входять до даного квадрату, з часом ви будете відчувати себе постійно зайнятим, але просування до поставлених цілей буде повільним. Приклад: покупки продуктів, оплата рахунків, неочікувані зустрічі.
Квадрант D не термінові і не важливі – «Зменшити або виключити»
Задачі, які ми найчастіше не плануємо, але вони відбирають багато часу. Вони не приносять загальної користі, але приносять короткочасне задоволення. Даний список потрібно контролювати так, щоб він не займав увесь день, але і повністю залишати його пустим також не варто: адже відпочинок потрібен.
Приклад: надмірний перегляд розважального контенту, безцільні розмови годинами, неконтрольований перегляд серіалів.
1. Складіть список усіх справ на день, включивши сюди все, що ви плануєте зробити, чи робите зазвичай.
2. Розділіть їх на чотири вище описаних групи. Перед тим як помістити задачу до того чи іншого квадрату питайте себе: наскільки це завдання важливе і наскільки це завдання термінове.
3. Проаналізуйте та збалансуйте кожен квадрат за потреби.
Плюси
- легко зрозуміти та почати користуватися;
- не пропускаються стратегічно важливі задачі;
- допомагає покращити навики в управлінні часом;
- покращує усвідомлення своїх потреб та цілей;
- навчає визначати пріоритети в житті
Мінуси
- не всі задачі можна з легкістю віднести до тієї чи іншої групи;
- важко класифікувати важливі задачі;
- при роботі виникають нові задачі. Це потребує постійного перероблення матриці;
- важко застосовувати для великого списку задач;
- не враховуються інші фактори ( зусилля, ресурси, фінанси, додаткові складові)
Метод не дає результати?
Хоча на перший погляд здається все дуже простим та логічним, насправді дуже не просто класифікувати справи за терміновістю та важливістю. Ми можемо довго розмірковувати над кожною задачею, задаючи собі питання – це терміново чи важливо. Якщо список справ довгий , і ще й до цього може мінятися протягом дня, застосування методу перетворюється на виснажливу затію.
Цілі на ключові результати
OKR
Даний метод не належить до простих, як попередні два, але давайте спробуємо розібратися, з чого він складається та як працює.
Складові:
- ціль – задає вектор руху, при її виборі задайте собі питання “куди я хочу прийти”
- ключовий результат – ті параметри за допомогою яких ви зрозумієте, що ціль досягнута “Як я дізнаюся, що дійшов до свого пункту?”
Для управління та аналізу прогресу використовують:
- ініціативи – плани, що дозволять досягнути цілі “Що я робитиму, щоб дійти туди, куди хочу” та
- тижневі перевірки – допомагають відслідковувати ваш прогрес.
Коли мова заходить про даний метод , ми чуємо переважно про його застосування в бізнесі, серед великих корпорацій, для підвищення ефективності команд. Проте використання в особистих цілях обходять увагою – і дарма. Він чудово підходить для побудови особистих цілей, чи то написання книги, вивчення іноземної мови, відкриття особистої справи, або навіть покращення внутрішньої атмосфери в сім’ї.
- маєте чітку ціль, яку плануєте досягнути;
- любите різного роду дані та аналізувати прогрес;
- хочете дати виклик самому собі та досягнути більшого;
- бажаєте стати на вищий рівень в професійному плані;
Як застосовувати методику?
Для початку потрібно визначитися з вашою ціллю, що ви хочете досягнути, куди ви хочете рухатися. Рекомендовано ставити її на термін 1- 3 місяці. Але залежно від ситуації термін може розширюватися на більший період: припустимо 1 рік, а потім ділитися на квартальні. Ціль не має бути простою, вона має бути такою, що потребує зусиль та витримки.
Встановіть 3-5 ключових результатів, що будуть визначати, чи ваша ціль досягнута. Постійно оцінюйте та переглядайте їх. Вони мають бути кількісними та підлягати вимірюванню, щоб в кінці ви могли відповісти на питання “ви досягнули цілі чи ні ?”
Сформуйте список ініціатив: це задачі, які приведуть вас до поставленої цілі – регулярно працюйте над ними та переглядайте їх. Постійно аналізуйте свій прогрес – чи наближаєтеся ви до своєї мети, чи все іде по плану.
Краще суть методу допоможе зрозуміти простий приклад:
Ціль: оволодіти англійською мовою ( або підвищити рівень володіння до певного рівня)
Ключові результати:
- Записатися на курси по вивченню іноземної мови, з можливістю контролювання свого прогресу
- Регулярно присвячувати вивченню іноземної мови 60 хв в день 5 днів на тиждень
- Знайти групу для спілкування з носіями мови.
Плюси
- установлюється чітка система пріоритетів та алгоритм по досягненню цілей;
- метод дозволяє відслідковувати прогрес;
- активується внутрішній азарт та стимул;
- чітке фокусування на задачах.
Мінуси
- деякі цілі не просто визначити;
- внутрішній дискомфорт від того, що ціль не досягнута на всі 100% ;
- в порівнянні з іншими методиками має складну структуру. Щоб навчитися користуватися – потрібен час, вивчення додаткової літератури.
Метод не дає результати?
Основною причиною є неправильно поставлена ціль – вона або дуже проста або навпаки така яку досягнути неможливо навіть за ідеальних умов. Нераціонально оцінений термін (менше 1 міс. чи більше 3) для досягнення є іншою причиною, що веде до того що метод отримує клеймо “Не працює”.
Заключення
При виборі методу продуктивності пам’ятайте, що підходить одним – може абсолютно не підходити вам. Не існує універсального підходу, що зможе допомогти стати більш продуктивним.
Звертайте увагу на свої психо-емоційні особливості, рід занять, розпорядок який у вас є на даний момент. Якщо вибраний вами метод не працює – спробуйте розібратися в причині чому саме так сталося. Наприклад, якщо ваш пік продуктивності ввечері, навряд що метод “Eat the Frog” принесе вам багато користі – адже він передбачає виконання важливих справ зранку. В такому разі варто спробувати щось інше.
Проте інколи знижена продуктивність, відсутність руху вперед, незмога досягати поставлених цілей, постійна втома може бути наслідком вигорання і методи для підвищення продуктивності в такому разі навряд чи зможуть допомогти.
Як розпізнати вигорання? Відрізнити його від банальної ліні чи неорганізованості, почати боротися та попередити на ранніх етапах? Читайте в наступній нашій статті “Вигорання, лінь чи депресія: шукаємо дійсну причину – чому не хочеться нічого робити?”
